LA INFORMACIÓN PREVIA
Una persona interesada en formar parte de la Institución se puede poner en contacto con nosotros de muy diversas maneras: mediante visita personal, por teléfono, por escrito (carta, fax, correo electrónico...). Para cada situación debemos tener estandarizado un protocolo de actuación, de forma que, independientemente de las personas que lo ejecuten, siempre se ofrezca una información previa homogénea.
Es importante que, en la medida de lo posible, y en cada nivel territorial, se establezcan sistemas de recepción, de contacto con las personas interesadas en incorporarse como voluntarias. Para ello, lo más conveniente sería disponer en cada ámbito territorial de un Servicio de Información y Captación (SIC) que reuniese las siguientes características:
• Permanente y estable, es decir con un horario fijo y real de atención, para asegurar que las personas que se dirijan a él son atendidas.
• Público, es decir, conocido. Que se conozca su ubicación, su horario de atención al público, los servicios que puede ofrecer.
• Tener un espacio propio y acondicionado (despacho, sala de reuniones, expositor de información, tablón de anuncios).
• Disponer de una infraestructura técnica (teléfono, fax, escritorio...) y humana (voluntariado y/o personal laboral).
• Contar con un referente institucional (voluntariado o personal remunerado) responsable del servicio.
En el caso de que por falta de recursos humanos, materiales e infraestructurales no se pudieran cumplir todas estas características, sí que deberíamos cumplir unos mínimos:|
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- Concretar un horario de atención que esté expuesto públicamente en el tablón de anuncios y que conozcan todos los miembros de la Asamblea. |
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- Designar al menos a una persona para la recepción del voluntariado en un horario semanal determinado. |
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- Disponer de una breve información por escrito sobre Cruz Roja, las actividades de voluntariado que se ofrecen, el compromiso que supone, etc., para poder entregar a los interesados. |
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- Tener un espacio físico propio. |
A continuación
os proponemos diferentes protocolos de actuación dependiendo
del tipo de contacto que utilice la persona que se aproxima a nuestra
asamblea y del sistema de recepción que se vaya a encontrar. No
olvidemos que siempre hay que intentar que sea el contacto personal el
que prime sobre el resto.
INFORMACIÓN
QUE FACILITAR
Sea cual sea el sistema de recepción que se utilice, es importante
disponer de información
editada y estructurada de una forma estandarizada, para asegurar
un nivel óptimo y homogéneo de información y facilitar
el proceso a las personas interesadas en ser voluntarias.
Debe aprovecharse cualquier oportunidad de información ya sea personal
o por escrito para ofrecer siempre la alternativa de ser miembro suscriptor
o socio y de incorporar a la persona en el universo de relaciones de CR..
Tomar nota de sus datos para posibles campañas específicas
de captación de fondos y hacer el seguimiento.
Para el diseño de esta primera información es conveniente
tener en cuenta qué información facilitamos:
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En cuanto a cantidad | ||
| Exceso de información | Confunde, desorienta, crea falsas expectativas y muchas veces no ayuda en la toma de decisiones. | ||
| Poca información | Provoca desconfianza, indecisión, y a la larga puede dar lugar a malentendidos o decepción. | ||
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En cuanto a contenido | ||
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Qué caracteriza a nuestra Institución. • Qué podemos ofrecer. • Qué necesitamos. |
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La decisión sobre qué tipo de información previa ofrecemos
a las personas interesadas y cómo se la ofrecemos será tomada
en función de lo que necesitemos. Si necesitamos bastantes personas
voluntarias, de todos los perfiles, edades, para cualquier actividad, la
información deberá ser muy general, llegar rápidamente
a la persona y facilitar al máximo la incorporación al proceso
global.
En cambio, si lo que deseamos es un perfil muy concreto de voluntario, si no disponemos de medios para la realización de entrevistas y sesiones informativas o si necesitamos pocos voluntarios, la información deberá ser muy concreta y específica y constar por escrito (para favorecer el compromiso y la reflexión), y será entregada en mano o por correo. De esta forma, a las personas que responden a un impulso inicial y después no concretan su participación, les facilitamos un mínimo de información previa que les permite sentirse atendidas y no incrementan la tarea de información.
Es importante tener en cuenta la correcta recogida de datos de las personas que se dirigen a la asamblea solicitando información acerca del voluntariado en Cruz Roja.
En la actualidad, los canales de comunicación y solicitud de dicha información son muchos, desde los canales más habituales como son el cara a cara (el o la solicitante se acerca a la asamblea solicitando información) hasta canales que han requerido de la incorporación de las nuevas tecnologías como es el caso del CENTRO DE CONTACTO (902 22 22 92) o la página web de Cruz Roja Española (www.cruzroja.es), desde donde las personas interesadas solicitan recibir mayor información.
En los dos casos anteriores, la recogida de datos queda grabada directamente en las aplicaciones informáticas para su efecto, siendo una información visible y de utilidad para el gestor de voluntariado quien dará respuesta a la solicitud de información, iniciándose así el proceso de gestión de voluntariado.
En otros casos se pueden recibir solicitudes de información de voluntariado en momentos en los que por ejemplo, el Servicio de Información permanezca cerrado, o bien no haya nadie capaz de dar la información oportuna, en este caso se puede tomar nota en la FICHA DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN, siendo debidamente firmada por la persona interesada.